Digitalisierung

Digitalisierungsbüro der SERVLOG GmbH & Co. KG

Ihr Digitalisierungsexperte SERVLOG

Wir, die SERVLOG GmbH & Co. KG sind ein lokales Dienstleistungsunternehmen aus Oldenburg und mit nun mehr als einem Jahrzehnt Erfahrung Ihr Digitalisierungsexperte in Niedersachsen.

Die Digitalisierung zählt zu den wichtigsten Meilensteinen unserer Firmenhistorie – und das gleich zweimal! Als Dienstleistung gehört sie zu den Vorreitern unseres Leistungsspektrums; als Produkt optimiert sie auch in unseren eigenen Räumlichkeiten die Arbeitsabläufe. Setzen Sie ebenfalls einen Meilenstein und werden Sie  Partner der SERVLOG GmbH & Co. KG.

Wir scannen und organisieren Ihre Dokumente und verknüpfen dadurch Ihre Tagesabläufe dynamisch und qualitativ. Profitieren Sie von einer höheren Flexibilität und Effizienz, indem Sie in Ihrer Branche das Tempo vorgeben. Ob Digital oder Analog, all Ihre Dokumente sind rechtssicher und stehen Ihnen Just-In-Time zur Verfügung. Verschaffen Sie sich wirtschaftliche Vorsprünge und sparen Sie Kosten und Zeit mit dem Digitalen Archiv.

Unser Scanservice „Digitales Archiv“

Als ISO-zertifizierter Scandienstleister bieten wir Ihnen ein individuelles Rund-Um-Sorglos-Paket auf höchstem Niveau. Von der Abholung, über die Aufbereitung und den Scan, bis hin zur Datenübergabe sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Und nicht nur das! SERVLOG, als erfahrenes Logistikunternehmen übernimmt gleichzeitig die Einlagerung aller Papiere und Unterlagen, die Sie im Original aufbewahren möchten. Der Vorteil? Ihre Unterlagen werden während ihrer Aufbewahrungsfrist nicht an Dritte weitergereicht. Das erleichtert die Kommunikation, vermeidet Fehler und minimiert die Reaktionszeit bei Anfragen. Um eine Vernichtung nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen kümmern wir uns nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und nach Absprache.

Lassen Sie Ihre Akten, Post und Bücher von Ihrem Spezialisten digitalisieren. Von der Visitenkarte bis zur Bauzeichnung – wir übernehmen jeden Scan! Finden sich unter Ihnen Unterlagen Sondermaße oder stark in Mitleidenschaft gezogene Dokumente? Wir haben eine Lösung!

Ihre Datensicherheit hat bei uns oberste Priorität. Die revisions- und rechtskonformen Scans im PDF/A-Format sind in jedem Dokumentenmanagementsystem nutzbar. Sie wünschen sich ein anderes Format oder eine andere Übertragung? Auf Grundlage Ihrer Ansprüche wählen wir die für Sie passende Option.

Ihre digitalisierten Dokumente stehen Ihnen jederzeit und überall zur Verfügung – und das in sekundenschnelle. Aber auch Ihre Papierakten bleiben bis zum Vernichtungsdatum für Sie erreichbar. Sie können beispielsweise über unser Onlineportal bequem und kurzfristig von Ihnen angefordert werden.

Wir digitalisieren Ihr Aktenarchiv zum Festpreis. Nach vorheriger Sichtung Ihrer Dokumente und Probescans erhalten Sie von uns einen Kostenvoranschlag, bei dem alle Abläufe und Maßnahmen nachvollziehbar für Sie aufbereitet werden. Bei aufkommenden Fragen können Sie jederzeit unseren persönlichen Service in Anspruch nehmen. Unsere kompetenten Berater helfen Ihnen gerne weiter.

Nachstehend erhalten Sie eine kurze Übersicht über unseren Digitalisierungsprozess, der je nach Umfang Ihres Aktenarchivs mehrere Male durchlaufen werden kann.

1) Abholung ...in verplombten Boxen

2) Eingangskontrolle...mit Registration & Indexierung

3) Lagerung...in unserem Sicherheitslager

4) Scanaufbereitung...durch schonende Bearbeitung

5) Dokumentenscan...von Visitenkarte bis Bauzeichnung

6) Digitale Verarbeitung...mit OCR zum rechtssicheren PDF/A

7) Qualitätskontrolle...in jedem einzelnen Arbeitsschritt

8) Datei-Übergabe...verschlüsselt per Datenträger oder Online

9) Vernichtung...nach aktuellen Datenschutzanforderungen

Der Digitale Posteingang

Starten sie durch und entscheiden Sie sich für die digitale Eingangspost mit Ihrem Experten SERVLOG!

Vorteile der Digitalen Post

Stellen Sie sich vor, Sie erwarten eine dringende Sendung, können Ihre Eingangspost aber nicht einsehen, weil Sie gerade außer Haus sind. Mit Ihrem digitalen Posteingang erhalten Sie überall und zu jeder Zeit Zugriff auf Ihre Post. Sortiert und strukturiert werden Ihnen die Dokumente kurz nach Ihrem täglichen Eingang bereitgestellt, sodass Sie sie umgehend in Ihre Prozesse einbinden können.

Und das ist nicht alles! Ihre Dokumente können nach Ihren Vorgaben analysiert und klassifiziert werden. Das wart die Übersichtlichkeit, lässt aber auch einen individuellen Umgang mit Ihrer Post zu. Erteilen Sie beispielsweise bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf ausgewählte Klassen oder lassen Sie Werbeschreiben direkt aussortieren. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten!

Dokumentenmanagementsysteme

Legen Sie all Ihre Emails, Dateien und eingescannten Dokumente zentral ab und optimieren Sie so Ihre internen Abläufe! Anhand hinterlegter Regeln ziehen digitale Magnete Ihre Dokumente an und sorgen so dafür, dass sie stets an der richtigen Stelle ihres Workflows bereit liegen.

Partner

Schmidt & Berner     AML-IT

Referenzen

Success Story - SERVLOG und NSi AutoStore

Automatisierte Digitalisierung mit DocYard